Microsoft SharePoint คืออะไร มีประโยชน์อย่างไร?

Microsoft SharePoint ได้เปลี่ยนวิถีชีวิตการทำงานร่วมกันระหว่างองค์กร ด้วยคุณสมบัติที่หลากหลายและ Interface ที่ใช้งานง่าย ทำให้ Microsoft SharePoint ได้กลายเป็นเครื่องมือที่สำคัญสำหรับธุรกิจในปัจจุบัน ในบทความนี้เราจะพาทุกคนมาทำความเข้าใจว่า Microsoft SharePoint คืออะไร และเหตุผลที่ทำไมธุรกิจต่าง ๆ จึงเลือกใช้กัน

Microsoft SharePoint คืออะไร?

Microsoft SharePoint คือ แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันในรูปแบบของเว็บไซต์และทำหน้าที่จัดการเนื้อหาที่องค์กรสร้าง เก็บและแบ่งปันข้อมูลภายในในสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัยและเป็นมิตรกับผู้ใช้งาน หรือถ้าให้เปรียบแบบเห็นภาพก็ให้คิดว่า Microsoft SharePoint เป็นศูนย์กลางที่องค์กรสามารถทำงานร่วมกันได้ไม่ว่าจะเป็นการสื่อสารและการเข้าถึงเอกสารหรือข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้จากทุกที่และทุกเวลา

วิวัฒนาการของ Microsoft SharePoint

นับตั้งแต่การเปิดตัวครั้งแรกในปี พ.ศ.2544 Microsoft SharePoint ได้มีการเปลี่ยนแปลงไปตามยุคสมัยเพื่อตอบสนองความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปของธุรกิจ ตั้งแต่ระบบการจัดการเอกสารเบื้องต้นไปจนถึงชุดเครื่องมือที่ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ต้องบอกได้เลยว่า Microsoft SharePoint ได้พัฒนาตัวเองให้เป็นแพลตฟอร์มอเนกประสงค์ที่ช่วยให้การทำงานภายในองค์กรเป็นเรื่องที่ง่ายและไม่ใช่ปัญหาอีกต่อไป

บทความที่เกี่ยวข้อง : 5 ประโยชน์ของ Microsoft 365 สำหรับเจ้าของธุรกิจ

คุณสมบัติและฟังก์ชันการทำงานของ Microsoft SharePoint ทำอะไรได้บ้าง?

1. Document Management

การจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถสร้าง จัดการกับไฟล์ข้อมูลและเก็บเอกสารในพื้นที่เก็บข้อมูลส่วนกลางได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ Microsoft SharePoint ยังทำงานร่วมกับเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพยอดนิยมอย่าง Microsoft Office Suite อีกด้วย

2. Team Collaboration

Microsoft SharePoint ช่วยให้องค์กรทำงานร่วมกันได้อย่างยอดเยี่ยมด้วยฟังก์ชันต่าง ๆ เช่น การติดตามความคืบหน้าของงาน การจัดการงานและกระดานสนทนาที่ช่วยสนับสนุนความสะดวกในการสื่อสารภายในองค์กร

3. Workflow Automation

ระบบ Workflow ช่วยให้องค์กรลดระยะเวลาในการทำงานที่ซ้ำซ้อนได้ โดยองค์กรสามารถกำหนดเงื่อนไขการทำงานได้เองตามที่ต้องการ เช่น การอนุมัติเอกสาร การแจ้งเตือน การดำเนินงานตามกระบวนการที่กำหนดไว้ เป็นต้น

4. Business Intelligence

การทำงานร่วมกันระหว่าง Microsoft SharePoint และ Microsoft Power BI ทำให้ผู้ใช้สามารถสร้าง Dashboards เพื่อแสดงข้อมูลข้อมูลขององค์กรได้ในมุมมองที่ดีขึ้นซึ่งเป็นปัจจัยสำคัญในการดำเนินธุรกิจในปัจจุบัน

ประโยชน์ของ Microsoft SharePoint

1. การทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ (Enhanced Collaboration)

Microsoft SharePoint ช่วยให้องค์กรสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วยการแลกเปลี่ยนข้อมูล แก้ไขเอกสาร และการสื่อสารที่รวดเร็ว

2. การจัดการข้อมูลแบบศูนย์กลาง (Centralized Information Management)

ทุกคนในองค์กรจะสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้ตั้งแต่เอกสาร ไฟล์ ภาพถ่าย และข้อมูลอื่น ๆ ในที่เดียว การรวบรวมเอกสารและข้อมูลไว้ในทีเดียวนี้ช่วยให้องค์กรจัดการข้อมูลได้ง่ายและสะดวกยิ่งขึ้น

3. การปรับปรุงเอกสารและความปลอดภัย (Improved Document Control and Security)

Microsoft SharePoint มีระบบความปลอดภัยที่สูง เช่น การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง การเข้ารหัสข้อมูลและการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล เพื่อให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลที่ละเอียดอ่อนจะยังคงปลอดภัยและเข้าถึงได้เฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น

4. การทำงานที่เรียบง่ายขึ้น (Streamlined Workflows and Processes)

เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานด้วยระบบ Workflow สิ่งนี้ช่วยให้ให้องค์กรลดข้อผิดพลาดในการทำงานที่อาจจะเกิดจากมนุษย์ รวมถึงช่วยให้การทำงานมีความรวดเร็วขึ้นและเพิ่ม Productivity ได้อย่างต่อเนื่อง

5. การบริหารข้อมูลทางธุรกิจและการตัดสินใจ (Business Insights and Decision-Making)

การรวมตัวของ Microsoft SharePoint และ Power BI ทำให้องค์กรเข้าถึงข้อมูลต่าง ๆ ที่สำคัญได้ง่ายยิ่งขึ้น โดยองค์กรสามารถติดตามและวิเคราะห์แนวโน้มธุรกิจเพื่อช่วยในกระบวนการตัดสินใจที่นำไปสู่ความสำเร็จของธุรกิจได้

ความแตกต่างระหว่าง Microsoft SharePoint Online และ Microsoft SharePoint Server

ในการเริ่มต้นใช้งานองค์กรจำเป็นต้องเลือกระหว่าง Microsoft SharePoint Online และ Microsoft SharePoint Server โดย Microsoft SharePoint Online คือระบบเซิร์ฟเวอร์ที่อยู่บนคลาวด์และมี Microsoft เป็นผู้ดูแลซึ่งการใช้งานก็ค่อนข้างสะดวกสบายเพราะผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทุกที่และทุกเวลา รวมถึงการดูแลก็แสนจะง่ายเพราะเรามีหน้าที่แค่จ่ายเงินและ Microsoft จะเป็นคนดูแลทั้งหมดเองแต่ก็จะมีสิ่งที่เรียกว่า Upgrade Version ที่ทำให้เราต้องคอยเสียเงินเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดียิ่งขึ้น

ในขณะที่ Microsoft SharePoint Server  จะเป็นการวางระบบเซิร์ฟเวอร์ไว้ภายในองค์กรซึ่งแน่นอนว่าการดูแลก็จะยากกว่า Microsoft SharePoint Online เพราะเราต้องคอยดูแลรักษาระบบเองทำให้มีค่าใช้จ่ายในส่วนนี้เพิ่มขึ้นอย่างแน่นอน ดังนั้นพยายามเลือกตัวเลือกที่เหมาะสมกับความต้องการขององค์กรมากที่สุด ทั้งนี้ก็ขึ้นอยู่กับข้อกำหนดและความชอบเฉพาะด้วยนะ

สรุป

Microsoft SharePoint เป็นแพลตฟอร์มที่ใช้ในการทำงานร่วมกันภายในองค์กร ซึ่งช่วยให้องค์กรมีประสิทธิภาพในการทำงานที่มากขึ้น นอกจากนี้ Microsoft SharePoint ก็มีฟังก์ชันหลักอย่างการจัดการเอกสาร การทำงานร่วมกันของทีม กระบวนการทำงานอัตโนมัติและธุรกิจแบบอัจฉริยะ การใช้งานที่ถูกต้องและเหมาะสมจะช่วยให้องค์กรเพิ่ม Productivity และสร้างความสำเร็จในการดำเนินธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

💖 สำหรับใครที่ต้องการศึกษาเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้งาน Microsoft SharePoint ทาง ERT ศูนย์ฝึกอบรมของเราก็มีคอร์สมากมายมาแนะนำให้เพื่อน ๆ เลือกกัน ซึ่งสามารถเลือกเรียนได้ทั้งแบบ Onsite และ Classroom มีทั้งแบบ Private และ Public ด้วยนะ หากใครสนใจสามารถจิ้มลิงก์ด้านล่างเพื่อดูรายละเอียดคอร์สได้เลย!! 👇👇

https://www.ert.co.th/course/sharepoint-online-for-administrators/

Ref: techtarget

💬🙋‍♂️ สอบถามเพิ่มเติมสามารถติดต่อมาได้ที่

☎ Tel: 02-718-1599

✉ Email: info@ert.co.th

📱 Line: https://lin.ee/wtyQVtl